Som Reception Teamlead for vores receptionister bliver du en vigtig del af patienternes første møde med Dansk Lægers Vaccinations Service. Du går forrest i hverdagen, sætter retning for teamet og er med til at skabe struktur, engagement og et godt samarbejde.

Samtidig har du et skarpt blik for den gode patientoplevelse og sikrer, at vores patienter altid bliver mødt professionelt, imødekommende og med nærvær. Du bliver med andre ord en vigtig rollemodel for teamet og en central person i at sikre, at både patienterne og dine kolleger får en god oplevelse.

Danske Lægers Vaccinations Service A/S har travlt, og derfor søger vi nu fire teamleads til at lede vores klinikker rund omkring i landet. Du bliver allokeret til enten Nordjylland, Sydjylland og Fyn, Storkøbenhavn eller Region Sjælland.

Reception Teamlead er en ny rolle, som vi introducerer for at styrke fokus på både nærværende ledelse og udvikling af vores dygtige medarbejdere samt sikre, at vores patienter får en professionel og imødekommende oplevelse i klinikkerne.

Som Reception Teamlead har du en central rolle i at sikre en ensartet og effektiv drift samt en høj kvalitet i kundeoplevelsen på tværs af de klinikker du er ansvarlig for.

Du har ansvar for at sætte retning, skabe følgeskab og sikre, at virksomhedens ledelsesprincipper; Care, Collaborate og Accessible omsættes til praksis i organisationen.

Du arbejder struktureret med at optimere arbejdsgange og sikre, at gældende standarder og processer efterleves i hele området.

Rollen indebærer både en del administrative opgaver og samtidig ledelse og udvikling af receptionisterne herunder sikring af høj faglighed, engagement og en professionel tilgang til kundekontakt.

Derudover har du et løbende fokus på performance og kvalitet gennem opfølgning på relevante KPI’er som fx NPS, patientflow, telefontilgængelighed, trivsel, sygefravær og driftsmål samt identificering af forbedringstiltag i tæt samarbejde med din nærmeste leder, Area Manager med henblik på kontinuerligt at styrke både drift og kundeoplevelse.

Klinikkerne spiller en central rolle i gennemførelsen af store offentlige vaccinationsprogrammer, og stillingen kræver derfor et tæt og professionelt samarbejde på tværs af organisationen – særligt med vores Public-område.

Ansvarsområder:

Drift af receptionerne på tværs af området, herunder sikring af en høj og ensartet kundeoplevelse, herunder:

• Modtagelse, observation og genbookning af patienter

• Sikre en konsistent og høj standard i den telefoniske kundeservice gennem datadrevet bemandingsplanlægning, effektiv opsætning og fokus på tilgængelighed og kvalitet

• Korrekt og effektiv håndtering af skriftlige henvendelser fra kunder via Zendesk

• Fakturering mv. i overensstemmelse med gældende retningslinjer

• Ledelse af Receptionister (både time- og månedslønnede), herunder:

• Rekruttering fra A-Z, samt onboarding af nye medarbejdere i eget område

• Sikre trivsel, engagement og performance i receptionist-teamet, gennem løbende sparring og udvikling af medarbejdere

I rollen vil du få nationalt procesejerskab og ansvar for processer, der går på tværs af landet. Det betyder, at du skal samarbejde bredt på tværs af områder og funktioner og får ansvar for at drive og implementere projekter og initiativer. Det kan eksempelvis være inden for følgende processer:

• Zendesk, der styrer vores kundekontakt

• Telefonoplevelsen

• Indretning og branding af klinikker

• Kundeoplevelsen
  

Ansvar for klinikkens lokaler og indretning, herunder kontakt med eksterne leverandører og udlejere, samt support i forbindelse med åbninger af nye klinikker og flytninger

• Supportere forretningen i forbindelse med store projekter, herunder clinical trials

• Ansvarlig for bestilling af forbrugsartikler, samt større inventar fx nye møbler til klinikken

• Assistance ved håndtering af køleskabsalarmer

• Identificere og implementere forbedringer i arbejdsgange i området og i samarbejde med øvrige
  Reception Teamlead, på tværs af landet.

Om dig

Vi søger dig, der er imødekommende, udadvendt og har blik for den gode kundeoplevelse. Som leder for vores receptionister får du en vigtig rolle i at sikre, at receptionen hver dag fungerer professionelt og imødekommende, og at vores kunder bliver mødt af et venligt og kompetent ansigt, når de ankommer til klinikken. Samtidig har du overblik og fokus på at skabe gode rammer for medarbejderne, så både den daglige drift, samarbejdet og trivslen fungerer optimalt.

Derudover leder vi efter dig, der har:

Faglige kvalifikationer:

• Erfaring med personaleledelse, herunder med træning og kompetenceudvikling af medarbejdere

• Erfaring med driftsstyring i en serviceorienteret organisation – gerne inden for sundhedssektoren eller klinikdrift

• Analytisk mindset og erfaring med KPI-opfølgning

• Stærk forretningsforståelse og evne til at koble drift med kundeoplevelse og kommercielle mål

• Erfaring med vagtplanlægning og ressourceallokering i en driftsorganisation

• Vant til at arbejde med procesoptimering og implementering af nye arbejdsgange på tværs af teams eller lokationer

• God systemforståelse og erfaring med digitale værktøjer (fx bookingsystemer, telefoniløsninger og økonomisystemer)

Personlige kvalifikationer:

• Et stærkt kundecentreret mindset med fokus på at sikre høj kvalitet og en ensartet, positiv kundeoplevelse på tværs af lokationer.

• Stærke ledelses- og kommunikationsevner, herunder kommunikation og ledelse af forskellige typer af medarbejdere

• Evne til at bevare overblikket og se helheden, også når der er travlt

• Organiseret og struktureret tilgang til arbejdet

• Resultatorienteret og datadrevet

• Selvstændig og proaktiv

• Positiv og løsningsfokuseret mindset

Vi tilbyder

Vi tilbyder dig et job i en spændende virksomhed i rivende udvikling, hvor du får mulighed for at gøre en forskel.

Da dette er en nyoprettet rolle i virksomheden, får du en unik mulighed for selv at være med til at forme og udvikle rollen og dens ansvarsområder. Du bliver en vigtig del af udviklingen og får mulighed for at sætte dit eget præg på, hvordan rollen bedst skaber værdi for virksomheden og vores klinikker.

Du kan forvente en alsidig og varieret hverdag, hvor ikke to dage er ens. Som en del af rollen vil du besøge de forskellige klinikker, som du har ansvaret for, og du vil derfor have en tæt kontakt med både klinikkerne og de lokale teams. Rollen byder på en god kombination af selvstændigt arbejde, samarbejde og synlighed på tværs af organisationen.

Vi har en flad organisation med kort vej fra beslutning til handling og et stærkt fokus på medarbejdernes trivsel og udvikling.

Hvem er vi

Danske Lægers Vaccinations Service blev etableret i 1998 med det erklærede mål at forbygge sygdom gennem større udbredelse af vaccinationer.

I dag er selskabet Danmarks største udbyder af vaccinationer. Vi er ca. 250 læger og sygeplejersker der forestår vaccinationerne.

I samarbejde med kommuner, patientforeninger og virksomheder har Danske Lægers Vaccinations Service indtil videre:

Planlagt og gennemført mere end 20.000 vaccinationsarrangementer mod influenza.

Vaccineret mere end 3 mio. danske borgere.

Vaccineret mere end 50.000 immobile borgere i deres eget hjem.

Desuden servicerer vi årligt ca. 1.200 danske virksomheder, som tilbyder deres ansatte en forebyggende vaccination mod influenza.

Gennem vores landsdækkende netværk af klinikker tilbyder Danske Lægers Vaccinations Service også vaccination i forbindelse med rejse til udlandet. Vi vaccinerer årligt mere end 40.000 personer i forbindelse med rejsevaccination.